Coordination for shared knowledge creation in the development and management of inter-organizational business processes

Abstract

The digitalization of products and services is forcing companies to develop their business, which increasingly takes place in inter-organizational business processes in order to provide enlarged product and service offerings. While developing inter-organizational business, knowledge about future collaborative business needs to be created and the collaborative work between companies needs to be coordinated. The creation of knowledge about future inter-organizational business and the coordination of collaborative work are complex social processes, which need to be further studied in order to better develop and manage inter-organizational business processes. This article dissertation sets out to empirically study inter-organizational coordination and the creation of knowledge about future common business in three contexts: 1) Two business units of a Finnish media company that had diverged due to the digitalization of their products and services, 2) An IT provider organization and its customer network of three bank alliances operating in Finland facing the digitalization of their core service processes, and 3) Two US-based hospital construction projects that used advanced information and communication technology in their multi-organizational design processes. One project applied dyadic contracts, whereas the other project applied a multi-party contract. This dissertation provides new scientific understanding about the process of coordination, the process of knowledge sharing and creation, and the relationships between these processes when developing and managing inter-organizational business processes. The dissertation finds that the collaborating companies need to together create shared knowledge about their future business in order to develop their common business processes. The findings of the dissertation show that carefully designed and facilitated process modeling and simulation workshops support the collaborative effort to create shared knowledge about common business by enabling the organizations to cross their knowledge boundaries. In addition, the dissertation provides knowledge about the procedural coordination mechanisms of collaborative work that support inter-organizational knowledge sharing and creation. The findings indicate that inter-organizational coordination, applying coordination mechanisms that have been collaboratively created, promote knowledge sharing and the creation of shared knowledge about common business, and thus the development and management of common digitalizing business.

Tuotteiden ja palveluiden digitalisoituminen edellyttää, että yritykset kehittävät liiketoimintaansa, mikä yhä etenevissä määrin tapahtuu yritystenvälisissä liiketoimintaprosesseissa laajempien tuote- ja palvelutarjoamien mahdollistamiseksi. Kun kehitetään yritystenvälistä liiketoimintaa, on luotava tietoa tulevaisuuden yhteisestä liiketoiminnasta ja koordinoitava yritystenvälistä yhteistyötä. Tulevaisuuden liiketoimintatiedon luominen ja yritystenvälinen koordinointi ovat haastavia sosiaalisia prosesseja, joista tarvitaan lisää ymmärrystä, jotta voidaan paremmin kehittää ja johtaa yritystenvälisiä liiketoimintaprosesseja. Tässä artikkeliväitöskirjassa tutkitaan yritystenvälistä koordinointia ja tulevaisuuden yhteisen liiketoimintatiedon luomista kolmessa kontekstissa: 1) Suomalaisen mediayrityksen kaksi liiketoimintayksikköä, jotka oli eriytetty heidän tuotteidensa ja palveluidensa digitalisoituessa, 2) Suomessa toimivat IT-tarjoaja ja sen kolmesta allianssista koostuva asiakasverkosto, joiden ydinpalveluprosessit olivat digitalisoitumassa ja 3) Kaksi Yhdysvaltojen sairaalarakennusprojektia, jotka molemmat käyttivät edistynyttä tieto- ja viestintätekniikkaa heidän monesta yritystoimijasta koostuvassa suunnitteluprosessissaan. Toisessa projektissa käytettiin kahdenvälisiä sopimuksia ja toisessa monenvälisiä sopimuksia. Tämä väitöskirja tuottaa uutta tieteellistä tietoa yritystenvälisestä koordinointiprosessista, tiedon jakamisen ja luomisen prosessista, ja näiden prosessien välisestä suhteesta kun kehitetään ja johdetaan yritystenvälisiä liiketoimintaprosesseja. Työssä esitetään, että yritysten on yhdessä luotava yhteistä tietoa tulevaisuuden liiketoiminnastaan kehittääkseen yhteisiä liiketoimintaprosessejaan. Työn tulokset osoittavat, että yhteisen liiketoimintatiedon luomista voidaan tukea huolellisesti suunnitelluilla ja fasilitoiduilla liiketoimintaprosessien mallintamis- ja simulointityöpajoilla. Nämä työpajat mahdollistavat yritystenvälisten tietorajojen ylittämisen, mikä tukee yhteisen liiketoimintatiedon luomista. Lisäksi väitöskirjassa tuotetaan tietoa yritystenvälisen yhteistyön koordinointimenetelmistä, jotka tukevat yritysten tiedon jakamista ja luontia. Tulokset osoittavat, että yhteistyön koordinointi, yhdessä luotujen koordinointimenetelmien avulla, edistää tiedon jakamista ja yhteisen liiketoimintatiedon luomista, ja täten yhteisen digitalisoituvan liiketoiminnan kehittämistä ja johtamista.