Participatory multilevel design: envisioning campus futures in higher education

Abstract

This thesis explores a trend in which designers work with increasing levels of complexity, and looks at emerging possibilities for designers to facilitate changes in organisations and even in wider society.

A research-intensive, participatory envisioning process in the higher education sector, which was organised between February 2015 and February 2016, forms the basis of explorations in this thesis. The collaborative effort to consider possible future directions in the context of a university campus was narrowed down to investigating smarter use of resources and exploring new practices for sharing. The design process discussed in the thesis includes examining and making suggestions regarding Aalto University School of Engineering’s (Aalto ENG) everyday operations from the level of interiors and services to envisioning the future development of one block including four university buildings. The design brief extended to several different levels of the organisation touching on material assets as well as work culture. In the light of this multilevel design effort, the thesis aims to explore effective ways to deal with complexity when working with projects involving organisational transformation.

The theoretical part of the thesis addresses design work related to integrated systems of products and services, designers facilitating change within organisations, while also reflecting on a broader scale of transformations such as societal developments possibly affecting complex design endeavours. Lastly, a promising framework called the Multilevel Design Model (MDM) is presented, as it provides a way to address the complexities of today’s design tasks in a systematic way. The model merges iterative development cycles found in small and large processes of change with a hierarchical system model. The theoretical considerations are followed by describing the design process completed for Aalto ENG and analysing it further through the lens of the MDM.

It seems likely the level of complexity in design projects will rise and designers will increasingly work within varying interconnected organisational contexts. Based on the research, it can be concluded that designers can provide a fresh take on projects relating to organisational change due to the profession’s general focus on situatedness as well as commonly approaching research through participatory and visually-oriented means. However, there is a need for systematic models to assist designers manage projects effectively in these complex and interrelated settings. A crucial finding of the thesis is that a multilevel analysis can provide vital information to guide a project’s direction and uncover different system dependencies potentially impacting an organisation’s future under investigation. Additionally, using a systematic mapping tool such as the MDM during a design project could help determine which conceptual ideas to take forward and potentially lead to creating more relevant design proposals.

Based on the findings, several ideas for a further developed multilevel design model are outlined. The MDM is successful in providing a tool to map external circumstances affecting a multilevel design effort. However, when used in the context of the thesis, a need for an integrated model emerges where the internal factors of an organisation could be merged with the analysis more thoroughly and thus provide a more solid foundation for participatory design work.

Tämä opinnäytetyö tutkii kehityssuuntausta, jossa muotoilijat työskentelevät kasvavan kompleksisuuden parissa, ja tarkastelee muotoilijoille avautuvia mahdollisuuksia fasilitoida muutoksia organisaatioissa ja jopa yhteiskunnassa laajemminkin.

Tutkimusintensiivinen, osallistuva visiointiprosessi ylemmällä korkeakoulusektorilla, joka järjestettiin helmikuun 2015 ja helmikuun 2016 välillä, muodostaa lähtökohdan tutkimukselle tässä opinnäytteessä. Tämä yhteisponnistus mahdollisten tulevaisuuden suuntien punnitsemiseksi yliopistokampuksen kontekstissa rajattiin käsittelemään resurssien älykkäämpää hyödyntämistä ja uusien jakamisen tapojen tutkimista. Opinnäytteessä käsiteltävä muotoiluprosessi pitää sisällään Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulun (Aalto ENG) päivittäisten toimintojen kartoittamisen ja ehdotusten tekemisen sisätilojen ja palvelujen tasolta yhden neljä yliopistorakennusta sisältävän korttelin tulevaisuuden kehityksen visiointiin saakka. Muotoilutoimeksianto ulottui organisaation usealle eri tasolle sivuten aineellisia resursseja sekä työkulttuuria. Tämän monitasoisen muotoiluprosessin valossa opinnäyte pyrkii hahmottamaan efektiivisiä tapoja käsitellä kompleksisuutta projekteissa, joihin liittyy organisatorinen muutos.

Opinnäytteen teoreettinen osa käsittelee integroituihin tuotteiden ja palvelujen kokonaisuuksiin liittyvää muotoilutyötä, muotoilijoiden fasilitoimaa muutosta organisaatioissa ja samalla kuvaten myös muutosten laajempaa mittakaavaa kuten yhteiskunnallisia kehityssuuntia, joilla voi olla vaikutuksia kompleksisiin muotoiluprojekteihin. Lupaava viitekehys nimeltä ”Monitasoisen muotoilun malli” (Multilevel Design Model, MDM) esitellään lopuksi, sillä se tarjoaa systemaattisen tavan käsitellä nykyajalle ominaisen muotoilutyön mutkikkuuksia. Malli yhdistää pienistä ja suuremmista muutosprosesseista löytyvät iteratiiviset kehityssyklit hierarkkiseen systeemimalliin. Teoreettisia pohdintoja seuraa Aalto ENG:ille tehdyn muotoiluprosessin kuvaus ja prosessin tarkempi analysointi MDM-mallin avulla.

Näyttää todennäköiseltä, että kompleksisuus tulee kasvamaan muotoiluprojekteissa, ja muotoilijat tulevat työskentelemään yhä useammin erilaisissa verkottuneissa organisatorisissa konteksteissa. Opinnäytteen tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että muotoilijat voivat tarjota tuoreita näkökulmia organisaatiomuutosta käsitteleviin projekteihin ammattikunnan kontekstisidonnaisuuden taipumuksesta johtuen sekä yleisten osallistuvuutta ja visuaalisuutta painottavien lähestymistapojen vuoksi. On kuitenkin olemassa tarve systemaattisille malleille, jotka voisivat helpottaa muotoilijoita suoriutumaan projekteistaan tehokkaasti näissä kompleksisissa ja verkottuneissa konteksteissa. Opinnäytteen keskeinen löydös on, että monitasoinen analyysi voi tarjota tärkeää tietoa ohjaamaan projektin suuntaa sekä tuoda erilaisia systeemisiä riippuvuussuhteita esille, jotka mahdollisesti vaikuttavat tutkimuksen kohteena olevan organisaation tulevaisuuteen. Tämän lisäksi systemaattisen kartoitustyökalun kuten MDM:n hyödyntäminen muotoiluprojektin aikana voisi auttaa päättämään, mitä konseptuaalisia ideoita tulisi kehittää pidemmälle, ja mahdollisesti johtaa kohti yhä olennaisempien muotoiluehdotusten laadintaa.

Löydösten perusteella kuvataan useita parannusehdotuksia monitasoisen muotoilumallin kehittämiseksi. MDM tarjoaa onnistuneesti tavan kartoittaa ulkoisia olosuhteita, joilla voi olla vaikutuksia monitasoiseen muotoiluprojektiin. Kuitenkin kun mallia käytettiin opinnäytteen kontekstissa, esiin tuli tarve integroidulle mallille, jossa organisaation sisäiset tekijät ja olosuhteet yhdistettäisiin analyysiin kokonaisvaltaisemmin ja täten tarjottaisiin vankempi perusta osallistuvalle muotoilutyölle.